Der Grossteil der von Spediteuren durchgeführten Transporte wird mit gecharterten Fahrzeugen vorgenommen. Die Auftragserteilung ist oft mündlich, was in vielen Fällen zu einer rechtlich ungenügenden Vertragsbasis führt. Informationen zum Transportverlauf sind spärlich und unzuverlässig. Eine Kontrolle des Transportes auf konventionelle Weise ist kaum möglich bzw. nur mit beträchtlichem Aufwand realisierbar. Die Global Flow Solutions AG (GFS) hat sich dieser Problematik angenommen und mit dem T-NTB Modul eine innovative Lösung geschaffen, die eine neue Dimension punkto Transparenz, Effizienz und Qualität an den Arbeitsplatz des Disponenten bringt.

 

Initialisierung des Transportes durch Disponent

Nach Abschluss eines Transportvertrages mit einem Frachtführer wird der Auftrag durch den Disponenten im Produktionssystem erfasst und elektronisch dem GFS-Server übermittelt. Fehlende Informationen werden durch den Disponenten ergänzt.

 

Aufgaben des Frachtführers

Zur Bestätigung des mündlichen Transportvertrages sendet der Disponent per Mausklick dem Frachtführer eine E-Mail, welche den Vertrag, die Instruktionen sowie einen URL-Link auf den GFS-Server enthält. Durch Anklicken des Links loggt sich der Frachtführer auf dem GFS-Server in seinen Account ein. Dieser beinhaltet den neuen Auftrag sowie alle pendenten Aufträge samt Konditionen und Instruktionen.

Der Frachtführer ist nun angewiesen, beim neuen Auftrag die Instruktionen zum Transport zu überprüfen und die vereinbarten Bedingungen zu bestätigen. Nach Bestätigung des Vertrages kann der Frachtführer nun die Status «Geladen» und später «Geliefert » via Internet direkt auf dem GFS-Server einpflegen. Für Unterwegsstatus, wie Pannen oder Verzögerungen, gibt es eine spezielle Menüführung, mit welcher je nach Fall beim Disponenten ein Interventionsalarm ausgelöst wird. Nach Abschluss des Transportes sendet der Chauffeur den unterschriebenen CMR-Frachtbrief POD (proof of delivery) per Fax oder als gescanntes E-Mail-Attachement zum GFS-Server. Erfolgt keine Rückmeldung des POD innerhalb eines definierten Zeitfensters, löst der GFS-Server eine Meldung an den Disponenten oder Frachtführer aus. Nach erfolgreicher Zuordnung des POD zum Transportauftrag im GFS-Server, gelangt der Auftrag in den Status «Frei für Rechnung». Die T-NTB-Anwendung präsentiert dem Frachtführer den zu erwartenden Rechnungsbetrag samt möglicher aufgelaufener Mehrkosten gemäss den Bedingungen des registrierten Auftrages.

 

Kommunikation mit Verladestelle

Bei Bedarf kann die Verladestelle in die Kommunikation eingebunden werden. Als Erstes wird ihr vom Disponenten per E-Mail eine Ladeanzeige mit URL-Link auf den Auftrag zugestellt. So weiss die Verladestelle, welches Transportmittel welche Ladung übernehmen wird. Zugleich wird sie aufgefordert, die Angaben zu bestätigen oder online zu ändern. Dies erfolgt spätestens nach Beladung, aber noch vor Abfahrt des Fahrzeugs. Die Verladestelle kann nun einen CMR-Frachtbrief drucken, der mit allen notwendigen Referenzen versehen ist, die eine spätere automatische Identifizierung ermöglichen.

Auf diesem Weg wird sichergestellt, dass die verladene Menge den Tatsachen entspricht und eine wahrheitsgetreue Voranmeldung an den Empfänger möglich wird. Darüber hinaus besteht die Option, die Verladestelle automatisch über die erfolgte Auslieferung zu informieren, bei Wunsch auch mit Zugriff auf das elektronisch archivierte POD.

 

Überwachung durch Disponent

Der Disponent hat den Transportverlauf jederzeit unter Kontrolle. Abweichungen werden rechtzeitig erkannt, und der Disponent wird zum Eingreifen aufgefordert.

Das Eintragen eines Status erzeugt ein farbiges Symbol (grün, gelb, rot) auf dem Übersichtsbildschirm und wird protokolliert. Für jeden Frachtführer wird eine individuelle Leistungsstatistik angelegt, die als Grundlage für Verbesserungen oder für das Entschädigungsmodell dienen kann. Der Disponent managt Fremdfahrzeuge unkompliziert per Mausklick. Das Identifizieren, Archivieren und Weiterleiten der PODs wird automatisiert oder entfällt. Nicht zuletzt wird die Kontrolle der Frachtführerrechnungen erheblich vereinfacht.

 

Einfache Implementierung

Das T-NTB Modul ist eine Internetanwendung und benötigt keine Installation beim Anwender.

Es wird lediglich eine elektronisch übermittelte Kopie des im Produktionssystem erfassten Transportfiles mit den Grundinformationen benötigt. Die Anwendung ist selbsterklärend und ergonomisch dem Programm Outlook® nachempfunden.

Die Sicherheitsstandards entsprechen den neuesten Erkenntnissen und werden laufend angepasst.

Bei der T-NTB-Anwendung handelt es sich um eine Internetapplikation, daher können Disponenten mit unterschiedlichen Produktionssystemen an jedem beliebigen Ort, grenzüberschreitend und effizient zusammenarbeiten.

__